Prise en charge des frais de déplacements professionnels : que dit la loi ?
L’article L.3261-2 du Code du travail stipule que :
« L’employeur prend en charge, dans une proportion et des conditions déterminées par voie réglementaire, le prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. »
Concrètement donc, votre employeur doit vous rembourser une partie du montant de votre :
- Abonnement (ou carte) hebdomadaire, mensuel ou annuel ou à reconduction tacite émis par une entreprise ou une régie de transport public (la SNCF par exemple) pour un nombre de trajets illimités ;
- Abonnement (ou carte) hebdomadaire, mensuel ou à reconduction tacite émis par une entreprise ou une régie de transport public (la SNCF ou la RATP par exemple) pour un nombre de trajets limités ;
- Abonnement à un service public de location de vélos.
La réglementation impose à l’employeur de prendre en charge au minimum 50 % de ces frais (le montant de la prise en charge est basé sur le tarif en 2ème classe et pour le trajet le plus court entre le domicile du salarié et son lieu de travail).
Quid des trajets réalisés en voiture personnelle ?
Votre employeur est dans l’obligation de prendre en charge une partie de vos frais de déplacements professionnels réalisés avec votre véhicule personnel uniquement si vous êtes contraint d’utiliser votre propre voiture pour effectuer ces déplacements. Dans ce cas, celui-ci vous verse alors ce qu’on appelle une « indemnité forfaitaire kilométrique » selon un barème de frais kilométriques officiel.
Ce barème s’applique pour déterminer le montant de l’indemnité que vous verse votre employeur, mais aussi si vous optez pour le régime de frais déductibles (au réel).
Pour faire face à la forte hausse du prix du carburant, le barème de frais kilométriques a été revalorisé en 2022 de 10 %. Par exemple, si vous parcourez 6 000 kilomètres au volant de votre voiture (d’une puissance administrative de 6 CV) dans le cadre de déplacements professionnels, le calcul de vos frais réels pour l’année 2021 est le suivant : (6000 x 0,355) + 1382, soit 3512 €.
Quels autres frais de déplacements peuvent être pris en charge ?
Outre les cas spécifiques qui imposent à l’employeur une participation aux frais de déplacements professionnels de ses salariés, un employeur n’a légalement pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses collaborateurs.
Il peut cependant décider d’en rembourser tout ou une partie, dans le cadre d’un accord d’entreprise par exemple. Cette prise en charge peut alors se présenter sous la forme :
- D’une indemnité kilométrique calculée sur la base du barème des frais professionnels ;
- D’une prime de transport qui couvre tout ou une partie des dépenses en carburant (ou en électricité pour les véhicules électriques) des salariés ;
- D’une allocation forfaitaire versée dans le cadre du « forfait mobilités durables » : pour inciter leurs collaborateurs à utiliser des transports plus écoresponsables pour leurs trajets domicile-travail, les employeurs ont la possibilité de verser une indemnité forfaitaire (d’un montant de 500 € maximum par an et par salarié) aux collaborateurs qui se rendent au travail en utilisant des modes de transport dits « à mobilité douce » comme par exemple le covoiturage, le vélo ou encore tout autre service de mobilité partagée, etc.
