À tout moment tout au long de la vie de l’entreprise, l’adresse du siège social peut être modifiée. On parle du transfert de siège social. De nombreuses raisons peuvent pousser l’entrepreneur à prendre cette décision. Le changement de domiciliation peut être volontaire ou forcé. Généralement, il est volontaire lorsque l’entreprise déménage en vue de l’extension de son activité pour d’autres raisons. Le transfert du siège social est forcé lorsque cette opération est prévue par les dispositions légales. C’est notamment, par exemple, le cas de la domiciliation provisoire au domicile personnel du dirigeant. Quelle que soit la raison, le transfert du siège social est soumis à des règles et formalités administratives.
Changement de domiciliation entreprise : les règles à savoir et les conséquences
• Les règles relatives au transfert d’adresse de domiciliation
Le transfert du siège social est soumis aux mêmes conditions que la détermination de celui-ci au moment de la création de l’entreprise. En l’occurrence, il faut que l’adresse de domiciliation revête toujours son caractère réel. De ce fait, le transfert du siège social ne doit pas être fictif.
Par ailleurs, il convient de préciser que les législations n’ont pas restreint la zone géographique du transfert de siège social. Par conséquent, l’entreprise peut déménager dans le même ressort que l’ancien siège social. Elle peut être transférée à l’étranger, aussi bien dans un pays de l’Union européenne que dans un pays hors de l’Union européenne. Toutefois, le transfert à l’étranger peut emporter changement de nationalité ou transformation de la société.
Enfin, le Code de commerce exige la réalisation d’un certain formalisme pour la réalisation du transfert. Cela correspond à la modification des statuts de la société. En effet, la modification de l’adresse de domiciliation entre dans le cadre des inscriptions modificatives au registre du commerce et des sociétés . Ainsi, le changement du siège social doit faire l’objet d’une mesure de publicité. Une telle mesure est nécessaire pour informer les partenaires et les administrations des modifications apportées à un élément d’identification de la société.
• Les conséquences du changement de domiciliation
D’une part, la modification de la domiciliation implique modification d’administration territorialement compétente. Ce sont : les organismes rattachés, le CFE et le tribunal de commerce.
D’autre part, la société peut trouver son imposition modifiée. C’est notamment le cas du taux de la cotisation foncière des entreprises. En effet, en France ce taux dépend d’une ville à une autre.
Enfin, la société obtiendra un nouveau numéro SIRET délivré par l’INSEE. De ce fait, l’extrait Kbis sera mis à jour.
Changement de domiciliation entreprise : les démarches et formalités à accomplir
• Décider du transfert d’adresse de domiciliation de l’entreprise
Toute modification d’un élément ou d’une mention obligatoire des statuts doit être décidée en Assemblée des associés. Ainsi, le changement du siège social est soumis aux démarches relatives à la modification statutaire. De telles opérations peuvent être prévues par les statuts, notamment les modalités et quorums de vote. Dans le cas où les statuts restent silencieux sur ce point, on applique les règles fixées par le Code du commerce en matière de modification des statuts. Les modalités de vote dépendent de la forme juridique.
Ainsi, pour une société par actions simplifiées (SAS), la décision est accordée à l’unanimité des associés. Pour la SARL ou société à responsabilité limitée, la décision de transfert de siège social peut être unilatérale. Le gérant de la SARL peut décider seul lorsque l’entreprise déménage dans le même ressort ou dans un département limitrophe. Néanmoins, cette décision unilatérale doit être impérativement soumise à la ratification de l’assemblée générale extraordinaire.
Au sein d’une société anonyme (SA), le conseil d’administration ou le conseil de surveillance décide de la modification du siège social. Par la suite, l’assemblée générale ordinaire ratifie cette décision. Toutefois, il est à souligner que le transfert de siège social doit être impérativement décidé en assemblée générale extraordinaire lorsque le nouveau siège est à l’étranger.
Enfin, pour les sociétés unipersonnelles (SASU ou EURL), le changement de domiciliation est décidé par l’associé unique.
NOTE : Les décisions prises en assemblée générale doivent être consignées dans un procès-verbal. Il est à noter également que lors de cette assemblée générale, les associés décident du choix de la nouvelle adresse.
• Publier un avis de modification de siège social
En vertu des parallélismes des formes, toute modification d’une mention des statuts doit faire l’objet d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales (JAL). C’est une mesure de publicité obligatoire.
Toutefois, contrairement lors de la création de sociétés, il importe de préciser la question relative au JAL compétent. En effet, deux journaux d’annonces légales seront territorialement compétents lorsque le nouveau siège relève d’un autre greffe. Ainsi, deux avis de modification doivent être diffusés : l’un dans un JAL relevant de l’ancienne adresse, et l’autre dans celui relevant de la nouvelle adresse. A contrario, s’il n’y a pas de changement de greffe, il y a lieu de publier qu’un seul avis de modification.
• Mettre à jour les statuts et les autres documents
Modification statutaire implique mise à jour des statuts. L’actualisation des statuts est à la fois une obligation et une nécessité.
Tout document dans lequel figure l’adresse du siège social de l’entreprise doit également faire l’objet d’une actualisation. Ce sont entre autres : les documents commerciaux (tels que les factures, devis), les documents administratifs (carte grise) et les supports de communication (affiches, brochures, etc.).
• Formalités administratives proprement dites
Les formalités sont à réaliser auprès du CFE compétent territorialement. Pour ce faire, il faut fournir les pièces suivantes :
– Un formulaire M2 complété et signé ;
– Un exemplaire des statuts mis à jour daté, certifié conforme par le représentant légal ;
– Un exemplaire du PV de l’assemblée générale décidant la modification de l’adresse du siège social ;
– Attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
– Un justificatif de jouissance des locaux.
NOTE : le cas échéant, l’entreprise peut accomplir d’autres formalités complémentaires. Ainsi :
– Elle doit informer le service chargé de la publicité foncière du lieu de la situation des immeubles appartenant à la société ;
– Elle doit publier le changement de domiciliation au registre national des brevets et celui des marques.
